A Academia Literária Imaculado Coração de Maria é administrada por uma estrutura organizacional que garante sua ordem, continuidade e dinamismo. Essa estrutura é conhecida como Mesa Organizadora e é composta por autoridades e membros eleitos que colaboram no bom andamento das atividades acadêmicas e culturais.
A presidência suprema da Academia é exercida pelo Bispo Diocesano, Dom João Wilk, que ocupa o cargo de Supremo Moderador. Como Moderador, atua o Bispo Coadjutor, Dom Waldemar Passini Dalbello. O Assistente Eclesiástico da Academia é o Reitor do Seminário, nomeado pelo Supremo Moderador, e atualmente é o Revmo. Pe. Ms. Anevair José da Silva, a quem cabe acompanhar e prestar contas dos trabalhos da Academia junto aos Supremos Moderadores.
A condução direta da Academia é confiada à Mesa Organizadora, composta por quatro seminaristas do Seminário Maior, sendo obrigatoriamente ao menos um representante da Teologia e um da Filosofia. Os cargos são assim distribuídos:
- Presidente (seminarista do curso de Teologia);
- Vice-Presidente (seminarista da Filosofia ou da Teologia);
- Secretário e Tesoureiro, nomeados pelo Presidente eleito, em comum acordo com o Vice-Presidente.
A equipe organizadora é eleita pelos próprios acadêmicos e possui um mandato de um ano, devendo convocar novas eleições ao final de cada ano letivo.
Compete à equipe organizadora:
- Elaborar e executar o programa anual de atividades;
- Apresentar relatórios mensais aos acadêmicos sobre as ações e movimentações da Academia;
- Realizar reuniões periódicas para planejar projetos e eventos;
- Incentivar a participação ativa dos acadêmicos e promover a colaboração mútua em iniciativas de interesse comum.
Essa organização permite que a Academia seja conduzida com responsabilidade, criatividade e espírito fraterno, contribuindo para o enriquecimento cultural e intelectual da comunidade formativa.
